Annuleringsbeleid

Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2026

1. Waarom dit beleid?

Bij MotoMentals werken we met kleine groepen, beperkte plaatsen en vaak met vooraf geboekte vluchten, verblijven, voertuigtransport en rally-inschrijvingen. Als iemand afhaakt, zijn die kosten meestal al gemaakt en kan de plaats niet altijd opnieuw ingevuld worden. Dit annuleringsbeleid legt eerlijk en duidelijk uit wat er gebeurt wanneer u moet annuleren, wijzigen of overdragen, en wat wij doen wanneer wíj een activiteit moeten aanpassen of annuleren.

Dit beleid maakt deel uit van onze algemene voorwaarden en geldt voor alle workshops, dagritten, events, reizen, rally’s en privéreizen van RISE INDUSTRIES BV (MotoMentals). Bij tegenstrijdigheid gelden de dwingende wettelijke bepalingen (waaronder de Pakketreiswet van 21 november 2017) en daarna de afwijkende voorwaarden uit uw bevestiging of offerte.

2. Hoe annuleert u?

• Annuleer schriftelijk via e-mail naar [email protected], met vermelding van uw naam, de activiteit en de datum.
• De annuleringsdatum is de dag waarop wij uw bericht ontvangen (kalenderdagen, ook weekends en feestdagen). Berichten die buiten de kantooruren binnenkomen, gelden als ontvangen op de dag zelf.
• Wij bevestigen uw annulering binnen twee werkdagen en vermelden het verschuldigde en terug te betalen bedrag. Hoort u niets? Neem dan telefonisch contact op via +32 499 42 74 49.
• Een telefonische annulering of een bericht aan een begeleider ter plaatse of via sociale media volstaat niet, tenzij wij het schriftelijk hebben bevestigd.

Het niet verschijnen op de activiteit (no-show), het te laat aankomen of het vroegtijdig verlaten van de activiteit geldt niet als annulering. In die gevallen is het volledige bedrag verschuldigd.

3. Annulering door de deelnemer

Bij annulering wordt de berekening gemaakt op de totale deelnameprijs per deelnemer (zonder de eventuele premie van een verzekering, die nooit terugbetaalbaar is). Wij rekenen volgens de onderstaande schalen, afhankelijk van het type activiteit en het aantal kalenderdagen tussen de annuleringsdatum en de eerste dag van de activiteit.

3.1 Eendaagse activiteiten (workshops, dagritten en eendaagse events)

• Meer dan 14 dagen vóór de start: volledige terugbetaling met aftrek van € 20 administratiekost per deelnemer.
• 14 tot 7 dagen vóór de start: 50% van de deelnameprijs is verschuldigd.
• Minder dan 7 dagen vóór de start, bij no-show of tijdens de activiteit: 100% van de deelnameprijs is verschuldigd.

3.2 Meerdaagse events, trainingsweekends en rally-weekends

• Meer dan 60 dagen vóór de start: volledige terugbetaling met aftrek van € 50 administratiekost per deelnemer.
• 60 tot 45 dagen vóór de start: 25% van de deelnameprijs is verschuldigd.
• 44 tot 30 dagen vóór de start: 50% van de deelnameprijs is verschuldigd.
• 29 tot 15 dagen vóór de start: 75% van de deelnameprijs is verschuldigd.
• 14 dagen of minder vóór de start, bij no-show of tijdens de activiteit: 100% van de deelnameprijs is verschuldigd.

3.3 Reizen, rally’s en pakketreizen (met vlucht, verblijf en/of voertuigtransport)

• Meer dan 60 dagen vóór de start: volledige terugbetaling met aftrek van € 50 administratiekost per deelnemer.
• 60 tot 45 dagen vóór de start: 25% van de reissom is verschuldigd.
• 44 tot 30 dagen vóór de start: 50% van de reissom is verschuldigd.
• 29 tot 15 dagen vóór de start: 75% van de reissom is verschuldigd.
• 14 dagen of minder vóór de start, bij no-show of tijdens de reis: 100% van de reissom is verschuldigd.

Reeds gemaakte, niet-recupereerbare kosten. Bij reizen, rally’s en events worden voor u vaak reeds vroeg niet-terugbetaalbare kosten gemaakt, zoals uitgegeven vliegtickets, inschrijvingsgelden voor externe wedstrijden, boekingen van verblijf, transport van voertuigen, visa en andere vooraf betaalde diensten. Wanneer die kosten hoger zijn dan het bedrag volgens de schaal hierboven, mogen wij de aantoonbaar gemaakte en niet-recupereerbare kosten aanrekenen, vermeerderd met de administratiekost. Op uw vraag lichten wij de berekening toe en bezorgen wij u de bewijsstukken. Bij pakketreizen moet de vergoeding redelijk en gerechtvaardigd zijn en berekend worden op basis van de verwachte besparing van kosten en inkomsten uit een alternatief gebruik van de reisdiensten.

3.4 Privéreizen en offertes op maat

Privéreizen worden volledig op maat voorbereid. De annuleringsvoorwaarden en betaalschijven van uw offerte gaan voor. Vermeldt uw offerte niets over annulering, dan geldt de schaal voor reizen (punt 3.3), met dien verstande dat het voorschot, dat dient om de eerste reservaties te kunnen doen, niet terugbetaalbaar is zodra wij met externe partners reservaties hebben aangegaan en kosten hebben gemaakt. De aanvrager die voor de groep inschrijft, kan de volledige reis annuleren; de annulering door een individuele deelnemer van de groep geldt als gedeeltelijke annulering (zie punt 3.6).

3.5 Betaalde bedragen en verschuldigde bedragen

Hebt u meer betaald dan het verschuldigde bedrag volgens de schaal, dan betalen wij het verschil terug. Hebt u minder betaald (bijvoorbeeld enkel een voorschot), dan ontvangt u een factuur of afrekening voor het saldo van het verschuldigde bedrag, betaalbaar binnen 14 dagen. Terugbetalingen gebeuren binnen 14 dagen na de bevestiging van de annulering, via dezelfde betaalmethode als de oorspronkelijke betaling, tenzij we samen iets anders afspreken. Eventuele kosten van de betaalprovider voor de terugbetaling kunnen in mindering worden gebracht voor zover de wet dit toelaat.

3.6 Gedeeltelijke annulering, kamerdeling en groepen

• Annuleert een deelnemer van een groep of een co-piloot, dan geldt de annulering enkel voor die persoon. De overblijvende deelnemers blijven ingeschreven.
• Hebt u een gedeelde kamer gekozen en valt uw kamergenoot weg, dan zoeken we een nieuwe kamergenoot. Lukt dat niet, dan kunnen wij het supplement voor een enkele kamer aanrekenen of een alternatief voorstellen. U kunt dan ook zonder kosten uw kamerkeuze wijzigen binnen het beschikbare aanbod.
• Valt een co-piloot weg, dan blijft de inschrijving van de piloot behouden. Eventuele meerkosten (bijvoorbeeld wegens een niet-gedeeld voertuig of kamer) worden doorgerekend.
• Bij een privéreis of groepsboeking waarbij het aantal deelnemers daalt, kan de prijs per persoon stijgen indien de kosten niet meezakken (bijvoorbeeld bij vaste huur van voertuigen, accommodaties of begeleiders).

3.7 Trajecten (zoals The Road To Offroad)

Een traject loopt over een langere periode en bestaat uit meerdere samenhangende onderdelen. U schrijft zich in met kennis van het volledige programma en engageert zich voor het hele traject. In afwijking van de schalen hierboven gelden voor trajecten de volgende afspraken:

• Wilt u het traject annuleren of stopzetten, dan bekijken we dit in onderling overleg.
• Een terugbetaling van de nog niet genoten onderdelen is mogelijk wanneer u aantoont dat het u onmogelijk is geworden om verder deel te nemen, bijvoorbeeld door een blessure of een ongeval.
• Persoonlijke redenen zonder zo’n bewijs, of het gewoon niet meer willen deelnemen, geven geen recht op terugbetaling van de lopende of reeds vervallen betaalschijven.

4. Wijziging en omboeking door de deelnemer

• U kunt vragen om uw inschrijving om te boeken naar een andere datum of een andere activiteit van MotoMentals, afhankelijk van beschikbaarheid. Tot 60 dagen vóór de start van uw oorspronkelijke activiteit (14 dagen voor eendaagse activiteiten) rekenen we € 50 administratiekost (€ 20 voor eendaagse activiteiten) plus de eventuele prijsverschillen en niet-recupereerbare meerkosten (bijvoorbeeld voor reeds uitgegeven vliegtickets). Binnen die termijn geldt de omboeking als een annulering, en een nieuwe inschrijving tegen het dan geldende tarief.
• Een wijziging van voertuigtype, kameroptie of persoonsgegevens (zoals de naam op een vliegticket) is mogelijk afhankelijk van beschikbaarheid. U betaalt het prijsverschil en de kosten die onze leveranciers aanrekenen (bijvoorbeeld voor naamwijzigingen bij een luchtvaartmaatschappij), met een minimum van € 25 administratiekost.
• Het toepassen van een eerder, voordeliger tarief (zoals “early bird”) op een wijziging of nieuwe boeking is niet mogelijk.

5. Overdracht aan een andere deelnemer

U kunt uw inschrijving overdragen aan een andere persoon, op de volgende voorwaarden:

• U verwittigt ons schriftelijk uiterlijk 14 dagen vóór de start van de activiteit (7 dagen bij eendaagse activiteiten). Bij pakketreizen volstaat wettelijk een kennisgeving van uiterlijk zeven dagen vóór de start, op voorwaarde dat de overdracht nog haalbaar is voor onze leveranciers.
• De nieuwe deelnemer voldoet aan dezelfde voorwaarden en hetzelfde niveau (leeftijd, rijbewijs, ervaring, voertuig, documenten), heeft een account bij ons en aanvaardt deze voorwaarden.
• U geeft ons de volledige gegevens van uw vervanger, waarna wij de inschrijving op zijn of haar naam zetten.
• De overdrager en de nieuwe deelnemer zijn hoofdelijk gehouden tot betaling van het nog openstaande saldo en van de redelijke bijkomende kosten die door de overdracht ontstaan (bijvoorbeeld kosten voor het wijzigen van een vliegticket of een verblijf), plus € 25 administratiekost. Wij tonen u op verzoek de effectief gemaakte meerkosten.
• Een overdracht is niet mogelijk als de activiteit specifieke toegangsvoorwaarden heeft die de nieuwe deelnemer niet vervult of wanneer een externe organisator (bijvoorbeeld van een rally) de overdracht weigert.

6. Annulering of wijziging door MotoMentals

6.1 Te weinig deelnemers

Voor de meeste activiteiten is een minimum aantal deelnemers nodig om ze veilig en financieel haalbaar te laten doorgaan. Wordt dat minimum niet gehaald, dan kunnen wij de activiteit annuleren. Wij verwittigen u uiterlijk 20 dagen vóór de start bij activiteiten van meer dan zes dagen, 7 dagen vóór de start bij activiteiten van twee tot zes dagen, en 48 uur vóór de start bij activiteiten van minder dan twee dagen. Wanneer een ander minimum of andere termijn in het aanbod of de offerte staat, wordt dit ook zo toegepast, voor zover de wet dit toelaat.

6.2 Veiligheid, weer, terreinomstandigheden, overheid en overmacht

Wij mogen een activiteit verplaatsen, aanpassen, inkorten of annuleren wanneer de veiligheid van deelnemers of begeleiders in het gedrang komt, of wanneer overmacht, ongunstige weersomstandigheden, de toestand van het terrein, een overheidsbeslissing, een negatief reisadvies, een sluiting van grenzen of luchtruim, de annulering door een externe organisator of een gelijkaardige onvoorziene omstandigheid dat vereist.

6.3 Wat u in dat geval kunt kiezen

Wanneer wij een activiteit vóór de start annuleren om een van bovenstaande redenen, heeft u de keuze tussen:

• Verplaatsing: uw inschrijving schuift mee naar de nieuwe datum, zonder extra kosten; of
• Vervangende activiteit: een gelijkwaardige of andere activiteit, met verrekening van een eventueel prijsverschil; of
• Terugbetaling: volledige terugbetaling van uw betaalde deelnameprijs, zonder administratiekost, uiterlijk binnen 14 dagen na uw keuze of onze annulering.

Kiest u niet binnen de redelijke termijn die wij vermelden, dan betalen wij het volledige bedrag terug. Een tegoed (voucher) is enkel mogelijk indien u daar zelf voor kiest.

6.4 Belangrijke wijziging van een activiteit

Wanneer wij vóór de start een essentieel onderdeel van de activiteit aanzienlijk moeten wijzigen (bijvoorbeeld een andere bestemming of datum, een aanzienlijk andere route of een prijsverhoging van meer dan 8% bij een pakketreis), informeren wij u op een duurzame drager. U kan binnen de door ons vermelde redelijke termijn (minstens zeven dagen, tenzij de start dichterbij ligt) de wijziging aanvaarden, een vervangende activiteit kiezen of kosteloos beëindigen met volledige terugbetaling. In onze mededeling vermelden wij ook wat er gebeurt wanneer u niet antwoordt. Bij activiteiten die “onder voorbehoud” werden aangekondigd en waarvan de definitieve datum of voorwaarden afwijken van wat vooraf bekend was, geldt hetzelfde recht.

6.5 Annulering of onderbreking tijdens de activiteit

Moeten wij een activiteit tijdens de uitvoering onderbreken of inkorten om redenen van veiligheid, overmacht of overheidsmaatregelen, dan betalen we u het deel van de prijs terug dat betrekking heeft op de niet genoten diensten, voor zover we die kosten niet kunnen recupereren of ze nog niet reeds gemaakt waren. Meerkosten voor vervroegd huiswaarts keren, die rechtstreeks verband houden met de onderbreking, worden gedragen zoals de wet voorziet voor pakketreizen. Een bijkomende vergoeding is niet verschuldigd, tenzij de wet dit oplegt.

6.6 Uitsluiting van een deelnemer

Wordt een deelnemer uitgesloten wegens het niet naleven van de voorwaarden, het gevaarlijk gedrag, gebruik van alcohol of drugs, een ongeschikt voertuig of een gebrek aan niveau of documenten, dan is er geen recht op terugbetaling of schadevergoeding en komen extra kosten (zoals vervroegd vertrek, voertuigtransport of repatriëring) ten laste van de deelnemer.

7. Onvermijdbare en buitengewone omstandigheden op de bestemming

Wanneer er op de plaats van bestemming of in de onmiddellijke nabijheid onvermijdbare en buitengewone omstandigheden zijn (zoals oorlog, ernstige gezondheidsrisico’s, natuurrampen of een negatief reisadvies van de FOD Buitenlandse Zaken) die de uitvoering van de pakketreis of het vervoer van de reizigers naar de bestemming aanzienlijk beïnvloeden, kan u vóór de start van de pakketreis de overeenkomst beëindigen zonder vergoeding aan MotoMentals. U ontvangt dan de volledige terugbetaling van de betaalde bedragen voor de pakketreis, maar geen bijkomende schadevergoeding. Een persoonlijke vrees of reisaarzeling zonder objectieve omstandigheden op de bestemming valt hier niet onder, evenmin als een negatief reisadvies dat reeds bekend was bij de inschrijving.

8. Wat bij ziekte, ongeval, werk of persoonlijke omstandigheden?

Ziekte, een ongeval, verlof- of werkproblemen, een overlijden in de familie, een voertuigdefect of andere persoonlijke omstandigheden geven geen automatisch recht op kosteloze annulering. De hierboven vermelde schalen blijven van toepassing. Daarom raden we sterk aan om zelf een annulatieverzekering af te sluiten, vooral bij reizen en meerdaagse activiteiten. MotoMentals verkoopt zelf geen verzekeringen. Wij bezorgen u op verzoek de nodige documenten (zoals een bewijs van inschrijving, betaling en annulering) om een schadedossier bij uw verzekeraar in te dienen. De premie, de eigen risico’s en uitsluitingen blijven tussen u en de verzekeraar.

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij, uit coulance en zonder enige verplichting, een tegoed (voucher) aanbieden dat 12 maanden geldig is voor een nieuwe activiteit. Een gunst in één geval creëert geen recht in een ander geval.

9. Pre-registratie en wachtlijst

Biedt MotoMentals voor een activiteit een pre-registratie of wachtlijst aan, dan is die vrijblijvend en kosteloos. Uw plaats is pas definitief na uw inschrijving en betaling. Komt er een plaats vrij, dan verwittigen wij u en krijgt u een redelijke termijn om te bevestigen.

10. Betaling niet gelukt of niet tijdig

Een inschrijving geldt pas als bevestigd na een geslaagde betaling. Is uw betaling mislukt, afgebroken, verlopen of geannuleerd bij de betaalprovider, dan is uw plaats niet gereserveerd en kunt u het opnieuw proberen zolang er plaatsen beschikbaar zijn. Betaalt u het saldo niet tijdig, ondanks een herinnering en ingebrekestelling, dan mogen wij uw inschrijving als geannuleerd door de deelnemer beschouwen en de schalen van punt 3 toepassen.

11. Uw wettelijke rechten

Niets in dit annuleringsbeleid beperkt de dwingende rechten die u als consument heeft, met inbegrip van de rechten uit de Pakketreiswet en het Wetboek van economisch recht. Voor overeenkomsten betreffende vrijetijdsbesteding met een specifieke datum of periode, en voor pakketreizen die op afstand worden gesloten, bestaat geen wettelijk herroepingsrecht van 14 dagen. De mogelijkheden tot annulering, wijziging en overdracht zijn dus deze die in dit beleid beschreven staan. Dit laat uw recht op kosteloze beëindiging in de gevallen die de wet voorziet (onder meer bij een belangrijke wijziging of een prijsverhoging van meer dan 8% bij pakketreizen) onverlet.

12. Vragen of klachten?

Niet zeker welke regeling van toepassing is op uw situatie, of bent u het niet eens met een berekening? Neem contact met ons op via [email protected] of +32 499 42 74 49. Wij zoeken graag samen een oplossing. Komen we er niet uit, dan kan u als consument terecht bij de Consumentenombudsdienst (www.consumentenombudsdienst.be) of de bevoegde rechtbank, zoals beschreven in onze algemene voorwaarden.