Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2026

1. Wie zijn wij?

MotoMentals is een handelsnaam van RISE INDUSTRIES BV, Diamantstraat 13, 8600 Diksmuide, België, ondernemingsnummer BE 1030.327.070 (hierna “MotoMentals”, “wij” of “ons”). Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens via onze website www.motomentals.com, onze inschrijvingen en onze activiteiten.

Voor al uw vragen over privacy kan u terecht bij: [email protected] of +32 499 42 74 49.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij volgen daarbij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken enkel de gegevens die wij nodig hebben. Afhankelijk van de activiteit waarvoor u zich inschrijft, gaat het om:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit.
• Gegevens van uw identiteitskaart, paspoort en rijbewijs: enkel wanneer dat nodig is om vluchten, verblijven, voertuigtransport of een rally-inschrijving te regelen.
• Gegevens over uw voertuig: merk, type, nummerplaat, inschrijvingsbewijs, COC en volmacht, wanneer wij uw voertuig vervoeren of inschrijven.
• Inschrijvingsgegevens: de activiteit, uw keuzes (voertuigtype, kamer, co-piloot), uw rijniveau en ervaring, kledingmaat en een contactpersoon voor noodgevallen indien u die opgeeft.
• Betaal- en facturatiegegevens: bedragen, betaalstatus, facturen en eventueel uw btw-nummer. Wij zien of bewaren zelf nooit uw volledige kaart- of rekeninggegevens; die gaan rechtstreeks naar onze betaalprovider.
• Ondertekende documenten: uw deelnameverklaring (afstand van verhaal) en de vertrouwelijkheidsovereenkomst voor onze routes.
• Accountgegevens: uw login en de gegevens in uw klantenportaal op onze website.
• Foto’s en video’s die tijdens onze activiteiten gemaakt worden.
• Website- en gebruiksgegevens: zoals uw IP-adres, browser en de bezochte pagina’s, via cookies (zie punt 8).

Wij vragen geen gegevens over uw gezondheid en geen andere bijzondere gegevens (zoals over afkomst, geloof of politieke voorkeur).

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens en op welke grond?

• Uw inschrijving en de organisatie van de activiteit (boekingen, transport, kamerverdeling, communicatie vóór en tijdens de activiteit). Grond: de uitvoering van de overeenkomst met u.
• Facturatie, boekhouding en wettelijke verplichtingen (zoals het bewaren van facturen en het doorgeven van reizigersgegevens aan verblijven waar de wet dat oplegt). Grond: wettelijke verplichting.
• Uw veiligheid en onze rechtsbescherming (deelnameverklaring, noodcontact, het afhandelen van schadegevallen of geschillen). Grond: ons gerechtvaardigd belang en de uitvoering van de overeenkomst.
• Nieuwsbrief en informatie over nieuwe activiteiten. Grond: uw toestemming, of ons gerechtvaardigd belang wanneer u al klant bent. U kan zich op elk moment uitschrijven via de link onderaan elke nieuwsbrief.
• Foto’s en video’s op onze website, sociale media en in ons promotiemateriaal. Grond: de toestemming die u geeft op uw inschrijvingsformulier. U kan die op elk moment intrekken voor toekomstig gebruik.
• Statistieken en advertenties via Google Analytics en de Meta-pixel. Grond: uw toestemming via de cookiebanner.
• Klantenbeheer: bijhouden aan welke activiteiten u deelnam, zodat wij u beter kunnen informeren en ontvangen. Grond: ons gerechtvaardigd belang.

Wij verkopen uw gegevens nooit.

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens enkel met wie ze nodig heeft, en enkel de gegevens die nodig zijn:

• Verblijven en hotels: uw naam en de gegevens van uw identiteitskaart of paspoort, voor de boeking en de wettelijke registratie van gasten.
• Luchtvaartmaatschappijen en lokale partners die vluchten en verblijven voor ons boeken: de gegevens die nodig zijn voor uw ticket of reservatie.
• Transportpartners en verzekeraars: enkel de gegevens van de vervoerde goederen en voertuigen.
• Externe organisatoren van rally’s of events waarvoor wij u inschrijven: de gegevens die zij voor de inschrijving vragen.
• Onze dienstverleners die gegevens voor ons verwerken: onze websitehost, onze betaalprovider (Mollie), ons marketingbureau Vicar Agency (dat onze nieuwsbrief verstuurt), Cloudflare (Turnstile, dat onze formulieren tegen spam beschermt), onze boekhoud- en facturatiesoftware (YUKI en SCRADA), en Google en Meta voor statistieken en advertenties. Met hen maken wij de nodige afspraken over de bescherming van uw gegevens.
• Overheden of hulpdiensten, wanneer de wet dat oplegt of in een noodsituatie.

WhatsApp-groepen: voor de meeste activiteiten maken wij een aparte WhatsApp-groep. Deelname is vrijwillig. In zo’n groep zien de andere deelnemers uw naam en telefoonnummer, en gelden ook de voorwaarden van WhatsApp (Meta).

5. Gegevens buiten de Europese Unie

Voor onze reizen naar onder meer Tunesië en Marokko geven wij aan lokale partners en hotels in die landen de gegevens door die nodig zijn om uw vluchten en verblijf te boeken. Deze landen bieden niet hetzelfde beschermingsniveau als de EU. Wij doen dit enkel omdat het noodzakelijk is om de reis uit te voeren waarvoor u zich inschreef, en beperken ons tot de strikt nodige gegevens.

Sommige van onze dienstverleners (zoals Google en Meta) kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Dat gebeurt op basis van de passende waarborgen die de AVG voorziet, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of standaardcontractbepalingen.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Kopieën van identiteitskaart, paspoort, rijbewijs en voertuigdocumenten: tot uiterlijk 1 jaar na het einde van de activiteit, tenzij wij ze langer nodig hebben voor een lopend dossier of schadegeval.
• Ondertekende deelnameverklaringen en vertrouwelijkheidsovereenkomsten: zolang zij gelden en daarna zolang nodig om onze rechten te verdedigen.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar, zoals de wet oplegt.
• Uw klantgegevens en deelnamehistoriek: zolang u klant bij ons bent. Wilt u niet langer in ons klantenbestand staan, laat het ons weten en wij verwijderen uw gegevens, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.
• Nieuwsbrief: tot u zich uitschrijft.
• Uw account op de website: tot u het verwijdert of ons vraagt het te verwijderen.
• Foto’s en video’s: wat al gepubliceerd is, kan online blijven staan. Vraagt u om een beeld te verwijderen, dan doen wij dat waar mogelijk.

7. Beveiliging

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en misbruik. Enkel wie de gegevens nodig heeft voor zijn taak, heeft er toegang toe. Gebeurt er toch een datalek met een risico voor u, dan verwittigen wij u en de Gegevensbeschermingsautoriteit zoals de wet voorziet.

8. Cookies

Onze website gebruikt cookies. Functionele cookies zijn nodig om de site te laten werken. Voor statistische cookies (Google Analytics) en marketingcookies (zoals de Meta-pixel) vragen wij eerst uw toestemming via de cookiebanner. Meer uitleg vindt u in ons cookiebeleid.

9. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• uw gegevens te laten wissen, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen gebruik voor direct marketing;
• uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen;
• uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de verwerking daarvóór onrechtmatig maakt.

Stuur hiervoor een e-mail naar [email protected]. Wij antwoorden binnen één maand. Om misbruik te vermijden, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. U kan ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij met een nieuwe dienstverlener werken. De datum bovenaan toont wanneer ze voor het laatst werd bijgewerkt. Belangrijke wijzigingen melden wij u ook rechtstreeks.